Aulas avulso vs mensalidade: agenda que os pais entendem

Num centro de estudos a hora é quase sempre a mesma — e mesmo assim tem de ser marcada. A mesma pessoa, à mesma hora, no mesmo dia da semana, de setembro a junho. Parece o caso mais fácil para uma agenda. É o contrário: ninguém marca nada e toda a gente conta com a hora.

Há ainda outra camada: quem escolhe a hora é normalmente o encarregado de educação; quem se senta é o aluno; quem precisa do aviso é o primeiro. Se a agenda misturar «mensalidade já paga» com «duas horas avulso antes do teste» sem regras claras, os pais não entendem o que estão a pagar — e tu passas a véspera ao telefone.

O limite que convém dizer cedo

Uma marcação não se copia sozinha para a semana seguinte. Não há repetição automática nem série anual. Cada terça das seis é uma marcação — tu em lote no painel, ou o aluno/pai na página.

A leitura útil: escolhe o que queres que a página faça. Muitos centros deixam o horário fixo onde já está (na cabeça de toda a gente) e usam a página só para o irregular — reposição, apoio antes de um teste, aluno novo a meio do ano. É aí que o telefone custa tempo, e é aí que a página corta o ruído.

Segundo limite honesto: não é uma turma. Cada marcação ocupa um explicador. Três marcações à mesma hora na mesma sala = três explicadores com três alunos, não um professor com três à frente. Turma fixa de seis continua a inscrever-se como hoje. O que a página serve bem é apoio individual e horas avulsas.

Mensalidade vs avulso: duas conversas, dois serviços

O que é mensalidade (no sentido operacional)

O aluno (ou o pai) já te paga o mês. Pedir sinal em cada hora marcada é pedir dinheiro duas vezes pela mesma coisa. Por isso, no que é habitual, o sinal costuma ficar desligado — e a página continua a valer para agenda e lembretes, não para cobrança do mês.

O que é avulso

O aluno que não é do centro e marca duas horas antes de um teste; a preparação intensiva de véspera; a reposição pedida à pressa. Aí um valor fixo baixo por marcação faz com que a hora deixe de ser gratuita para quem não vem, sem tocar em quem já paga mensalidade.

Configuração típica (recomendação, não estatística):

Tipo	Sinal	Quem marca
Hora habitual / mensalidade	Desligado	Pai ou lote no painel
Apoio avulso / intensivo	Valor fixo baixo	Página pública
Primeira conversa de diagnóstico	Sem sinal ou simbólico	Página ou telefone
Reposição	Conforme a tua política	Quem pediu a falta

Sugestões de duração para o catálogo: individual ~60 min, apoio ao estudo ~90 min, intensiva ~120 min, reposição ~60 min, primeira conversa ~30 min. Mudas quando quiseres — não são médias de setor.

Pacotes de sessões (quando compras horas em bloco)

Para horas compradas de uma vez existe o pacote de sessões: registas a compra (ex.: dez explicações) e cada aula que marcas como concluída desconta uma. O saldo é compra menos uso — não um número escrito à mão no caderno. A venda é feita por ti, na tua conta; a página pública não vende pacotes ao aluno. A funcionalidade depende do plano — vês em preços.

Isto encaixa bem quando o pai paga um bloco mas as horas ainda se escolhem semana a semana. Não substitui a mensalidade clássica; complementa quem prefere «dez horas» em vez de «mês».

Quem recebe o aviso (e onde fica o nome do aluno)

A ficha é de quem marca. Confirmação e lembretes (~24h e ~2h por omissão; ajustas) vão para esse contacto — em regra o pai ou a mãe. O nome de quem tem a aula, o ano e a disciplina escrevem-se nas notas da marcação (campo livre).

Não há ficha escolar com histórico. O que fica registado é quem marcou, o quê, quando e o que pagou de sinal (se houver). Para o centro, isso chega para a agenda; o resto continua nas tuas ferramentas.

Salas partilhadas e calendário letivo

Recursos: uma sala com três lugares de trabalho = uma linha com capacidade três; à quarta marcação simultânea deixa de haver sítio. O serviço declara de que sala precisa; a hora só aparece com explicador e sala livres.

Picos de testes e pausas: horário por pessoa — cada explicador abre mais horas nas semanas em que pode. Interrupções como folgas (Natal, férias de um explicador): as horas somem da página nesses dias e o horário normal volta a seguir. Quem já tinha marcado dentro da pausa continua marcado — desmarcar é decisão tua.

Cada serviço pode ter janela horária (ex.: apoio só 17:00–20:00). O bloco tem de caber inteiro: uma hora e meia numa janela que fecha às 20:00 tem última entrada às 18:30.

Texto que os pais entendem (cola na página ou no email)

«Alunos com mensalidade: a hora combina-se connosco / pelo link sem pagamento extra na marcação. Aulas avulso e intensivas: pedimos um sinal pequeno que desconta no valor — assim a hora fica reservada a sério. Os avisos vão para o email de quem marca (encarregado). O nome do aluno fica nas notas da marcação.»

Uma política. Duas filas mentais. Menos «mas eu já pago o mês, porque é que pedem cartão?».

Quando há sinal, a janela de cancelamento torna-o sério: dentro dela, cancelar deixa de devolver. Nasce desligada. Vale para quem marcou, nunca para ti — se fores tu a desmarcar, o dinheiro volta. Quem não aparece: marcas falta e o sinal fica contigo. Stripe direto; €0 comissão MarcaAí; taxas Stripe à parte.

Sobre legalidade: É legal cobrar sinal?. Isto não é aconselhamento jurídico.

O que não fazer

• Prometer «marca uma vez e fica até junho» se não há repetição automática
• Configurar turma de seis como seis marcações no mesmo explicador
• Cobrar sinal em todas as horas de quem já tem mensalidade
• Mandar o lembrete para o email do aluno de 14 anos e esperar que o pai saiba
• Usar a página para vender mensalidade completa se o teu fluxo de cobrança é outro

Como o MarcaAí ajuda

Com a agenda para centros de explicações, serviços separados (habitual vs avulso), sinal só onde quiseres, recursos de sala, pacotes de sessões no painel (conforme plano), e lembretes para quem marcou (~24h e ~2h). Stripe; €0 comissão MarcaAí; taxas Stripe à parte. Planos Free, Pro (€19+IVA) e Studio (€49+IVA).

Esta semana

Cria dois serviços claros no catálogo: «Explicação (aluno do centro)» sem sinal e «Apoio avulso / intensivo» com valor fixo baixo. Liga lembretes. Diz aos pais, numa mensagem, qual é qual. A agenda deixa de ser um mistério de setembro.

Quando quiseres a página: Começa grátis — sem cartão. Conta das faltas com os teus números: calculadora de faltas.